育児休業を取る際に「仕事の円滑な引き継ぎ」が課題になります。

会社（特に後任者）の負担にならないように引き継ぎができれば、会社にとってはもちろん、育児休業する本人にとってもスムーズに気持ちよく育児休業に入れますよね。

そこで私が「仕事の引き継ぎ」として行った「ドキュメント化（文書化）」について書きます。

※ 以前「業務の引き渡し先がない」という理由で育児休業を躊躇している方に会いました。しかしそれを理由に諦めるのはもったいない気がします。

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全体像はこのような感じです。

(1) 業務一覧の作成
(2) マニュアルの作成
(3) ノウハウ集の作成

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まずは【(1) 業務一覧の作成】。自分が担当している業務を洗い出して、一つの表にまとめます。これは、この後上司あるいは自分が「どの業務をどの後任者に割り振るか」を決めるときに重要な資料になります。
大分類・中分類・小分類の3段階に分類したうえで、実施時期・頻度、実施時間などを書き加えます。項目数は、私の場合、大分類：8項目、中分類：30項目、小分類100項目程度でした。

イメージ…

項番	大分類	中分類	小分類	実施時期・頻度	実施時間
31	事業の改善検討	事業A	調査	9月、3月	16h
32			分析	9月、3月	16h
33			まとめ	9月、3月	8h
34	事業戦略会議準備	–	計数調査	毎月第3週	2h
35		–	集計	毎月第3週	1h

実はこのリストは、育児休業を取得する前から作っています。主な理由は次の3つです。
(a) 業務継続性確保のため（自分が事故などで突発的に長期で休んだり、突然異動になったときに、できるだけ業務に影響を出さない）
(b) 負荷調整のため（業務負荷が多いときなどに業務量調整の検討材料に）
(c) キャリア検討のため（自身のキャリアプランと照らしながら現在の業務を見直すため）

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次は【(2) マニュアルの作成】。(1)で作成したリストの各項目について、具体的にどのように業務を進めているかを、マニュアル化します。

私はPowerPointを使いました。理由は、[1作業]-[1スライド] の対応が取れて読みやすい、図を貼りやすい、コメントを吹き出しでなどの理由です（他には、OneNote, Excel, Word, Wikiなどが考えられます）。

社内システムの画面のキャプチャを貼り込んだり、メール文面を載せたり、できるだけ具体的に記載します。

定型化できていないとまとめるのが難しいです（「ファイルを作成する」など一言で終わってしまう）が、
引き継ぎ資料作成と同時にうまく定型化していくとよいかもしれません。

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次は【(3) ノウハウ集の作成】。 (2)で作成するマニュアルで通常の業務は基本的に回ることを想定しているのですが、どうしても想定外のことは発生します。
そのときに助けになるものが「ノウハウ集」です。

日常で例えると…
「業務マニュアル」→料理のレシピ
「想定外のこと」→調理に必要なめんつゆがない（＆買いに行く時間がない）
そのときに、「めんつゆは出しと醤油で代用できる」というノウハウを持っていれば、料理を続けることができます。

整理する観点は、
(a) 業務横断的に必要なノウハウ（←マニュアルから漏れやすい）
(b) トラブルシューティング（FAQ）
の2つです。

必要なノウハウを、[1件]-[1枚]の形でまとめていきます。

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ざっとこのような感じで進めました。

フルで行うとかなりの量になり、時間を要します。

実は私は、(1)と、(2)の大半は育児休業を取ると決める前に作成済みでして、追加で行ったのは (2)の一部と(3) でした。育児休業に関係なく日頃から進めておくと、直前にバタバタせずに引き継ぎができると思います。（理想は、新しい業務を始めるときにすぐにマニュアルを作ってしまうことと考えています。）

※日頃からドキュメント化に取り組んでいたきっかけは、「子（長男）の発熱などで突発的に休むことが多いから」です。ドキュメント化しておけば、「いまから保育園にいかなくてはならなくなったので、業務●●を行っていただけないでしょうか」などと調整しやすくなるからです。

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